Cara Mudah Penggunaan Conditional Formatting, Rumus Countif, SUM Pada Absensi Kehadiran

hai sobat pejuang!!

kali ini saya mau berbagi mengenai penggunaa conditional formatting pada excel yang sering digunakan dalam absensi kehadiran. Selain itu, saya juga akan berbagi mengenai penggunaan COUNTIF untuk menghitung karakter dan masih banyak lagi nantinya. selamat mengikuti dan jangan ragu beri komentar jika ada yang ragu.......

MEMBUAT ABSENSI KEHADIRAN MENGGUNAKAN FORMAT DI EXCEL

Menggunakan conditional Formatting Pada Huruf :

 langkah pertama yang kita lakukan adalah membuat tabel seperti gambar dibawah ini:

Untuk membuat kolom lebih kecil dan sama rata dibagian sesi minggu sampai kolom total kehadiran, maka cukup blok dari kolom sesi sampai kolom T di total kehadiran => dari menu Home, pilih Format dibagian cell => pilih column width => maka akan muncul kotak dialog dan isi column width dengan angka 3 misalnya => klik OK. Jika berhasil maka akan seperti tampilan dibawah ini.

Isilah colum minggu setiap sesinya seperti data dibawah ini:

A : Alpa

I : Izin

L : Libur

T : Terlambat

H :Hadir

S : Sakit

Gunakanlah conditional  Formatting untuk membedakan setiap kategori kehadirannya dengan ketentuaan :

A : Warna Merah

I : Warna Ungu

L : Warna Hijau

T : Warna Biru

H : Warna Putih

S : Warna kuning

Untuk menggunakan conditional formatting, terlebih dahulu blok semua kategori kehadirannya dari minggu 1 sampai minggu ke-7=> dari menu Home, Pilih conditional Formatting lalu klik New Rule seperti gambr dibawah ini :

Jika benar maka akan muncul kotak dialog New Formatting Rule, lalu pilih format only cells that contain => dibagian format only cells with, pilih Specific Text dan dibagian kolom lainnya pilih containing dan tulis huruf yang mau di format pada kotak paling kanan, sebagai contoh kita tulis huruf A => klik format, maka akan muncul kotak dialog format cell dan pilih menu fill lalu klik warna merah => OK. Seperti gambar dibawah ini:

Buatlah Format kategori kehadiran lainnya dengan cara yang sama, maka hasilnya akan sepertih dibawah ini :

Pengguanaan  RUMUS Countif 

Sekarang  kita akan membuat total penjualan  menggunakan countif. Rumusnya adalah =countif(blok kategori dari minggu 1 sampai ke-7 [hanya satu baris saja!!];klik kolom Huruf yang mau kita hitung banyaknya[ misalnya kolom huruf  H, terserah Kolom yang mana saja yang penting ada huruf  H nya dan jangan lupa kolom tersebut dikunci dengan F4 supaya bisa ditarik kebawah]) => enter. Jika berhasil maka hasilnya seperti dibawah ini:

Penggunaan Rumus SUM 

Sekarang kita akan menghitung jumlah total kehadiran menggunakan rumus sum, dengan ketentuan : hadir, sakit, izin, dan terlambat ditambahkan nilainya dan dikurangi dengan alpa lalu ditambah dengan terlambt yang  dikalikan 0,5 terlebih dahulu. Cara membuatnya adalah : =sum(lok dari kolom H sampai kolom L [hanya satu baris!!])- kolom A+ (0,5)*kolom T). jika benar maka cukup tarik saja ke bawah dan hasilnya akan seperti dibawah ini:

Langkah berikutnya  yang akan saya beritahu adalh cara menghitung persentase kehadiran yang biasa dibuat oleh para guru maupun para dosen. Caranya cukup simple yaitu : = klik kolom jumlah / Total semua sesi [dalam hal ini adalh 14 karena satu minggu terdiri dari dua sesi]*100% ) => enter maka hasilnya akan seperti berikut:

Penggunaan Conditional Formatting Pada Angka

Untuk memberikan format conditional pada angka, maka kita tentukan dulu ketentuannya, misalya :

>90 = bewarna Hijau Tua

Antara 80 – 89,99 = bewarna Hijau muda

Lebih kecil atau sama dengan 79,99 = berwarna kuning

Caranya adalah dari conditional formatting => pilih new Rule maka akan muncul kotak dialog New Formatting Rule => pilih format only cells that contain => pada format only cells with pilih cell velue, greather than, dan ketik angka 90 => klik format => pilih warna Hijau Tua => Ok.

Untuk yang berikutnya, maka yang dipih adalah between setelah cells value dan yang terakhir adalah less than. Jika berhasil  maka hasilnya adalah seperti dibawah ini:

 

Untuk mengedit conditional Formatting maka cukup pilih condiotanal formatting lalu oilih manage Rule, maka akan muncul  dialognya, pilih edit rule untuk mengedit.
catatan : Jika formula yang dimasukkan tidak berhasil, maka coba perhatikan pengunaan titik koma dan titik dua atau tanda lainnya seperti koma atau tanda kurung. karna itu sangat berpengaruh dengan keberhasilan formula yang dimasukkan.

TERIMAKSIH TELAH MAU BERKUNJUNG DAN SELAMAT MENCOBA...